Privacy statement Mentaal Vitaal

In dit privacy statement lees je hoe we omgaan met jouw persoonsgegevens. We vertellen je bijvoorbeeld wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt als je contact met ons opneemt via de Info – en advieslijn. Of als je jouw gegevens achterlaat op onze website.

Mentaal Vitaal is onderdeel van het Trimbos-instituut. Het Trimbos-instituut en Mentaal Vitaal doen er alles aan om jouw privacy te beschermen. Samen zorgen we ervoor dat we jouw persoonsgegevens alleen gebruiken zoals de wet dat toestaat.

Wat zijn persoonsgegevens eigenlijk?

Persoonsgegevens zijn stukjes informatie over jou. Zoals je naam, je IP-adres, je e-mailadres of je telefoonnummer. Hierdoor kunnen anderen zien of erachter komen wie jij bent.

Wat doen wij met jouw gegevens? En waarom zijn ze nodig?

We leggen per onderdeel uit om welke persoonsgegevens het gaat en wat daarmee gebeurt. Ook lees je waarom we ze nodig hebben om jou te helpen of advies te geven.

De Info – en advieslijn

Als je gebruikmaakt van de Info – en advieslijn, geef je ons toestemming om een aantal van jouw gegevens te gebruiken.

Als je ons belt, zien we jouw telefoonnummer. Dit nummer slaan we automatisch op in ons systeem. Als je anoniem belt, dus zonder nummerweergave, dan kunnen we jouw nummer niet zien. Dit kunnen we dan ook niet opslaan.
Als je via de website een terugbelverzoek doet, dan zien we jouw telefoonnummer. Dit slaan we automatisch op in ons systeem.
Als je ons een e-mail stuurt, zien we jouw e-mailadres. Dit e-mailadres slaan we automatisch op in ons systeem.
Als je met ons chat, zien we jouw IP-adres. Dat is het persoonlijke adres van jouw internetverbinding. Dit IP-adres slaan we automatisch op in ons systeem.

Soms vertel je zelf persoonsgegevens, zonder dat wij daarom vragen. Je vertelt bijvoorbeeld je naam, waar je geboren bent of waar je woont. Je mag zelf bepalen wat je aan ons vertelt.

Ieder telefoongesprek, iedere e-mail en ieder chatbericht registreren we. Dat betekent dat het in ons systeem erbij komt te staan.

De medewerker zet in ons systeem:

Welke datum het is;
Op welke tijd het gesprek of de chat begonnen is. Of wanneer een e-mail beantwoord is;
Hoelang een gesprek of een chat geduurd heeft;
Belangrijke onderdelen van het gesprek of de e-mail;
En als je zelf verteld hebt hoe oud je bent of welke geslacht je hebt, zetten we dit er ook bij.

Waarom hebben we deze gegevens nodig?

Om contact mogelijk te maken

Deze gegevens gebruiken we zodat we jou zo goed mogelijk kunnen helpen. Met sommige mensen hebben we vaker contact. Als we jouw gegevens opslaan, kunnen we jou goed bereiken.

Als je ons een vraagt stelt via e-mail, gebruiken we jouw e-mailadres om je een antwoord te sturen. Jouw telefoonnummer gebruiken we om je terug te bellen. Dit doen we alleen als dat nodig is. Bijvoorbeeld als we dat samen besproken hebben of als jij ons dat vraagt. Voor de chat hebben we jouw IP-adres nodig, zodat het technisch goed werkt. Dat betekent bijvoorbeeld dat we een goede verbinding hebben.

Rapportages en onderzoek

Behalve de dingen die we hierboven noemen, houden we nog een aantal dingen bij. Bijvoorbeeld hoeveel telefoongesprekken we hebben gehad, hoeveel e-mails we hebben gekregen en hoeveel chatgesprekken we hebben gehad. Dit gebruiken we voor ons jaarbericht, andere rapportages of voor (wetenschappelijk) onderzoek.

We maken deze gegevens altijd anoniem. Dit betekent dat we voor rapportages of onderzoek niet weten om wie het gaat.

Wie kan er bij de gegevens die we opslaan in ons systeem?

Als je contact opneemt met de Info- en advieslijn is dit altijd vertrouwelijk. Dit betekent dat alleen medewerkers van de Info- en advieslijn toegang hebben tot het systeem waar we de informatie opslaan.

Geheimhouding

De medewerkers van de Info – en advieslijn praten niet met anderen over de telefoongesprekken, e-mails of chats. Ze zijn verplicht om dit geheim te houden. Behalve als er iets heel ernstigs aan de hand is. Hoe dat precies zit lees je hier hieronder.

Met wie mag de Info – en advieslijn wel persoonsgegevens delen?

Soms luisteren medewerkers van de Info – en advieslijn samen naar telefoongesprekken, e-mails of chats. Dat doen ze alleen om ervan te leren en beter te worden in hun werk.
We gebruiken een klantenservicecentrum en een telefoondienst om jou te helpen. We hebben met deze bedrijven afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat jouw informatie veilig en vertrouwelijk blijft.
We delen jouw persoonlijke gegevens alleen met andere mensen of organisaties (zoals de politie of medische dienst) als er echt een speciale reden voor is. Bijvoorbeeld als de wet ons dat verplicht of als je in levensgevaar bent.

Hoe lang bewaart de Info – en advieslijn jouw persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens maximaal een jaar. Behalve als we jouw gegevens nog nodig hebben om na deze periode contact met jou op te nemen. Dit spreken we samen af.

De website

Op de website www.mentaalvitaal.nl zijn er een aantal plekken waar jij je eigen gegevens achter kunt laten. Hier lees je op welke plekken dat kan en waarom dat nodig is. Ook lees je wat we met jouw gegevens doen.

Mentale fitheidstest

De mentale fitheidstest bestaat uit een aantal vragen die je via de website kan beantwoorden. Als je de laatste vraag beantwoord hebt, kun je ervoor kiezen om de resultaten naar jezelf te e-mailen. Dit hoeft niet. Je kunt het resultaat ook meteen lezen op de website.

Als je jouw e-mailadres wel doorgeeft, sturen we alleen de resultaten van de test naar je toe. Je krijgt geen andere e-mails van ons.
We slaan je IP-adres (het persoonlijke adres van je internetverbinding) niet op. Jouw e-mailadres verwijderen we na 90 dagen.
Alle antwoorden kunnen we gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek. Maar we weten nooit wie die antwoorden gegeven heeft. Je blijft dus anoniem.

Depressietest

De depressietest bestaat uit een aantal vragen die je via de website kan beantwoorden. Je kan ervoor kiezen om voor de eerste vraag je e-mailadres en je naam en leeftijd in te vullen. Maar dit hoeft niet om de test te kunnen doen. Als je er wel voor kiest, dan sturen we jouw resultaat automatisch naar je e-mailadres.

Als je jouw e-mailadres wel doorgeeft, sturen we alleen de resultaten van de test naar je toe. Je krijgt geen andere e-mails van ons.
We slaan je IP-adres (het persoonlijke adres van je Internetverbinding) niet op. Jouw e-mailadres verwijderen we na 90 dagen.
Alle antwoorden kunnen we gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek. Maar we weten nooit wie die antwoorden gegeven heeft. Je blijft dus anoniem.

Keuzehulp angst – en piekerklachten

De keuzehulp angst – en piekerklachten kun je via de website invullen. Aan het einde van de keuzehulp kun je jouw e-mailadres invullen. Dan krijg je jouw advies automatisch via e-mail. Je kunt er ook voor kiezen om je advies op de website te lezen.

Als je jouw e-mailadres wel doorgeeft, sturen we alleen de resultaten van de test naar je toe. Je krijgt geen andere e-mails van ons.
We slaan je IP-adres (het persoonlijke adres van je internetverbinding) niet op. Jouw e-mailadres verwijderen we na 90 dagen.
Alle antwoorden kunnen we gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek. Maar we weten nooit wie die antwoorden gegeven heeft. Je blijft dus anoniem.

Oefeningen

Op onze oefenpagina www.mentaalvitaal.nl/oefenen staan een aantal oefeningen waar je vragen kunt beantwoorden. Zoals bij ‘de slaapkamercheck’ en ‘ontspannen op mijn manier’.

We verwijderen na 14 dagen automatisch jouw antwoorden. We slaan jouw IP-adres niet op.

5-daagse e-mailserie

Op www.mentaalvitaal.nl/meedoen kun jij je aanmelden voor onze 5-daagse e-mailserie. Je e-mailadres wordt dan opgeslagen in ActiveCampaign. Hiermee verzenden we onze e-mails.

Je kunt je altijd afmelden door onder aan een e-mail op afmelden te klikken. We verwijderen je e-mailadres dan uit ActiveCampaign.

Nieuwsbrief

Via de website kun jij je ook aanmelden voor onze nieuwsbrief. Je e-mailadres slaan we dan op in ActiveCampaign. Hiermee verzenden we onze e-mails.

Je kunt je altijd afmelden door onder aan een e-mail op afmelden te klikken. We verwijderen je e-mailadres dan uit ActiveCampaign.

Meten van gegevens

Google Analytics 4

We gebruiken Google Analytics 4 bijvoorbeeld om te meten:

Hoeveel bezoekers er op de website komen;
Welke pagina’s ze bezoeken;
Of er gebruik wordt gemaakt van de mobiele telefoon, een laptop of een tablet.

We doen dit zodat we de website kunnen verbeteren en mensen nog beter te helpen.

Google Analytics 4 bewaart geen individuele IP-adressen. Dat betekent dat we niet kunnen zien wie de website bezoekt. De IP-adressen worden wel gebruikt om te zien uit welke plaatsen, regio’s en landen de websitebezoekers komen.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens

We doen van alles om ervoor te zorgen dat jouw gegevens veilig zijn.

We nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw informatie niet verloren gaat, niet verkeerd wordt gebruikt en niet wordt bekeken door mensen die er geen toestemming voor hebben.

We hebben ook regels en procedures voor het geval er toch iets misgaat. Bijvoorbeeld als we datalekken of beveiligingsproblemen ontdekken.

Wat zijn jouw rechten?

Je mag contact opnemen met de Info – en advieslijn als je je toestemming wilt intrekken. Ook mag je de Info – en advieslijn vragen om:

te laten zien welke gegevens wij van jou hebben;
jouw persoonsgegevens te laten verwijderen;
bezwaar te maken tegen het gebruiken van jouw persoonsgegevens;
de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan te beperken;
jouw persoonsgegevens door te geven aan jou of aan een derde (een ander persoon of andere organisatie).

Vragen of klachten?

Heb je vragen over dit privacy statement? Of wil je gebruikmaken van je rechten? Stuur dan een e-mail naar info@mentaalvitaal.nl 

Het is handig als je als onderwerp ‘privacy’ gebruikt.

Je kunt ook een klacht indienen bij de functionaris gegevensbescherming van het Trimbos-instituut. Dit kan via FG@Trimbos.nl, of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gegevens Trimbos-instituut

Trimbos-instituut, gevestigd aan de Da Costakade 45, 3521 VS Utrecht, e-mail: info@trimbos.nl, telefoon: 030-2971100

Dit privacy statement is voor het laatst bijgewerkt op 14-12-2023.